Rabu, 15 Februari 2017

Pengarsipan dokumen Anda

Pengarsipan adalah proses pindah file ke penyimpanan permanen atau jangka panjang untuk referensi di masa mendatang dan pengambilan. Ada dua jenis Arsip proses: 1) dokumen dicetak pada kertas disimpan dalam kubah, dan 2) elektronik dokumen yang disimpan pada perangkat. Tapi itu proses membuat cadangan file cukup, biasanya tidak? Dokumen-dokumen yang "masih aktif" yang didukung sementara dokumen tidak aktif di gunakan lagi dianggap untuk pengarsipan  lagu barat terbaru.

Kita tahu proses Arsip kertas telah berada di tempat selama bertahun-tahun yang mana perusahaan digunakan kubah untuk menyimpan informasi mereka di tempat atau dengan mengirimkan offsite file ke lokasi lain, biasanya vendor seperti Gunung besi. Bagaimanapun, penyimpanan dokumen sangat mahal, proses menerima file-file ini kembali sangat lambat, dan ada risiko dokumen dihancurkan.

Dengan ledakan dokumen dan informasi yang tidak pernah dilihat sebelum termasuk informasi elektronik dari Internet, perangkat Mobile, dan Media sosial, kegagalan untuk melestarikan dokumen-dokumen ini dapat dan akan, menempatkan perusahaan beresiko.

Tidak semua dokumen yang perlu Diarsipkan; hanya perusahaan paling penting dokumen yang dapat dihancurkan dalam peristiwa bencana atau dalam kebanyakan kasus, ketika sistem dari Record (SOR) sedang dilaksanakan mana berbagai jenis dokumen harus tersedia untuk pengambilan cepat dan melihat pada mengamankan perangkat penyimpanan jangka panjang (juga disebut sebagai protected penyimpanan), yang merupakan hal penting untuk memenuhi persyaratan hukum.

Tidak sampai jenis manajemen dokumen, Imaging, dan sistem manajemen konten perusahaan (ECM) yang diimplementasikan bahwa perusahaan mulai berpikir tentang persyaratan dan proses untuk pengarsipan dokumen elektronik mereka.

Tetapi bagaimana perusahaan mendapatkan dokumen kertas mereka ke dalam format elektronik dan bagaimana mereka dapat diambil untuk melihat? Ada sejumlah paket perangkat lunak menangkap luar sana, seperti menangkap Kofax, dimana dokumen dapat discan ke dalam salinan elektronik, biasanya ke PDF format, dan kemudian diindeks untuk pencarian. Cara lain adalah Fax, dokumen dihasilkan komputer

Tidak ada komentar:

Posting Komentar